Jak być znacznie bardziej produktywnym- czyli pierwsza pomoc dla zaharowanej osoby

2 marca 2017

ciężka pracaNo właśnie, jak być znacznie bardziej produktywnym w dzisiejszym świecie, kiedy mamy tak wiele rzeczy do zrobienia, kiedy tak wiele ludzi wymaga od nas abyśmy coś zrobili oraz kiedy jesteśmy otoczeni tak wieloma różnego rodzaju atrakcyjnymi gadżetami typu smartfony, tablety, komputery, które  oferują nam dostęp do natychmiastowej rozrywki. Jak sobie  poradzić z tym, aby w obliczu tak  wielu spraw rozpraszających naszą uwagę ciągle utrzymywać wysoką produktywność?  Rozwiązanie wydaje się całkiem oczywiste choć zarazem może wydawać się niewykonalne, a mianowicie

skupienie na jednej najważniejszej rzeczy. To jest kluczowy czynnik, który w ogromnej  mierze odpowiada za Twój sukces. Doskonale wpasuje się tutaj przykład z wiązką światła. Kiedy światło jest skupione w odpowiedni sposób otrzymujemy wiązkę lasera, którą możemy ciąć nawet bardzo twarde materiały. Z drugiej jednak strony, jeśli weźmiemy to samo światło ale tym razem rozproszymy je, to oczywiście otrzymamy zupełnie inny efekt. Tym razem już nie będziemy w stanie niczego przeciąć. Ta sama energia jednak efekt zupełnie inny. Tak samo jest w Twoim życiu. Jeżeli brak jest w nim priorytetów, jeżeli wieloma rzeczami zajmujesz się w tym samym czasie, to możesz dojść do wniosku, że Twoje wysiłki nie przynoszą Ci oczekiwanych rezultatów. Mało tego możesz mieć nawet pretensje do siebie oraz do innych, no  bo przecież jak to może być, że pracujesz tak intensywnie, że jesteś zaangażowany na 100 procent, jednak brak wymiernych efektów Twojej pracy.

Błędne przekonania na temat siebie oraz własnej skuteczności

Co gorsza w takiej sytuacji, możesz podejrzewać, że inni są przeciwko Tobie albo też dojść do wniosku, że coś jest nie tak z tobą, szczególnie jeśli zaczniesz porównywać się z osobami, które uchodzą za bardzo efektywne. Jeżeli zestawisz ich intensywność oraz długość pracy ze swoją, może to być bardzo dołujące przeżycie, ponieważ możesz dojść do przekonania, że to Ty  pracujesz bardziej intensywnie oraz znacznie dłużej, jednak wyniki jakie osiągacie, są zupełnie odwrotne. Twoje wyniki są dalekie od tego czego sobie życzysz, a nawet gdy udaje Ci się w znacznej mierze osiągać swoje cele , to prawdopodobnie okupujesz to ogromną ilością pracy.

Przyczyny braku efektywności

Jeżeli nie ustalisz faktycznej przyczyny tego, dlaczego tak jest, czyli brak skupienia na tym co najważniejsze, to może to prowadzić do bardzo negatywnych oraz rujnujących poczucie Twojej wartości wniosków, że po prostu jesteś do niczego, że się nie nadajesz do tego, aby wykonywać daną pracę, że inni są lepsi, itd. W związku z tym, zrób sobie jedną wielką przysługę na całe życie dochodząc do wniosku, że Twoje działanie nie jest zorientowane wokół najważniejszych rzeczy, że rozdrabniasz swoją energię na wiele różnych spraw, nie do końca nawet istotnych i w ten oto sposób zostawiasz sprawę tego co najważniejsze na łasce spraw nieważnych, ponieważ pozwalasz sobie na to, aby zajmować się tym co najważniejsze tylko wtedy, kiedy zostanie Ci trochę czasu po zrobieniu tych wielu małoznaczących rzeczy, mających marginalne znaczenie dla Twojej skuteczności.

Pułapka produktywności

Oczywiście w tej chwili możesz się zbuntować i powiedzieć sobie, „Jak to po zrobieniu wielu małoznaczących rzeczy? Tamto też musiałem zrobić”. Niby tak, ale czy na pewno ? Jak to jest, że miałeś czas na to, aby załatwić bardzo wiele spraw, jednakże to co najważniejsze nie zostało zrobione? Czy taka taśmowa produktywność  ma sens? Kiedy szybciej dojedziesz do miejsca do którego chcesz dojechać? Czy wtedy kiedy próbujesz dojechać tam  kilkoma różnymi drogami, co jakiś czas zawracając i wybierając nową drogę, czy może kiedy obrałeś jedną, konkretną drogę prowadzącą Cię do celu?

Uważaj na listy zadań do zrobienia

Jednym z bardzo cennych narzędzi, które w dużym stopniu może ułatwić organizację Twojej pracy, czy też zarządzać sprawami w  życiu osobistym, niejako wprowadzając do niego porządek, jest lista zadań do zrobienia. Jednakże uważaj, bo mimo niekwestionowanych zalet jakie ma to narzędzie, często staje się ono mieczem obosiecznym tzn. zamiast skupiać się na tym co najważniejsze, zakochałeś się w odhaczaniu zadań, które wykonałeś, często tracąc kontrolę nad tym czy faktycznie robisz to co naprawdę się liczy, będąc zauroczonym wielością spraw, które udało Ci się w jakiś sposób ogarnąć. Niestety ale taka miłość nie da Ci efektów, o które Ci chodzi.  Wielość zadań, które wykonałeś nie są równoznaczne z postępem. Jeżeli przykładowo Twoim celem  jest sprzedaż towaru czy usługi, a Ty zamiast wsiąść do samochodu i odwiedzić klienta, spędzasz dużo czasu na tym, aby wielokrotnie zmieniać jakieś nieznaczące zdjęcie w ofercie, ponieważ nie do końca odpowiada Ci jego kolor, i w ten oto sposób w ogóle nie wyjeżdżasz z firmy, to oczywiście trudno spodziewać się lepszych wyników handlowych. Sytuacja wygląda podobnie, kiedy firmy są zbyt zajęte sobą, aby móc zająć się klientami, kiedy wręcz klient traktowany jest jako intruz, który przeszkadza im w spokojnej egzystencji.

Podsumowując, lista rzeczy do zrobienia to bardzo użyteczne narzędzie, pod warunkiem,  że sprawy, które na niej się znajdują, rzeczywiście są istotne oraz że skupiasz się na tym co najważniejsze czyli wykonujesz zadania według hierarchii ich ważności a nie według tego co na przykład lubisz robić, co niestety jest bardzo powszechnym zjawiskiem w życiu biznesowym oraz prywatnym.

Wszystko jest ważne?

Czasami możesz sądzić, że faktycznie to wiele rzeczy jest ważnych, jednakże cała sztuka w tym, aby faktycznie znaleźć i skupić się na tym co rzeczywiście jest kluczowe, co wniesie największą wartość, ponieważ inaczej wpadasz w pułapkę wielozadaniowości i walczysz z wiatrakami tzn. skaczesz od jednego zadania do drugiego, uzyskując mierne efekty, zarówno te w sensie materialnym jak również w sensie mentalnym, w postaci ogromnego poziomu stresu oraz niskiego poczucia wartości, co w konsekwencji ma znaczący wpływ na jakość Twojego życia. Z pewnością przed podjęciem się nowego zadania, warto zadawać sobie pytanie, „Po co chcę to zrobić?”. Jeżeli uczciwie odpowiesz sobie na to pytanie, to bardzo szybko ustalisz czy to co chcesz zrobić ma sens czy to tylko wypełniacz czasu, który poprzez bycie zajętym ma Cię wytłumaczyć przed samym sobą, że przecież jestem zajęty, aby w ten sposób ukoić swoje emocje związane z faktem, że nie robisz tego co najbardziej wartościowe. Przy okazji warto również zwrócić uwagę na próbę oszukania samego siebie oraz uciszenia pewnych emocji. Świadomość tej sytuacji oraz zadanie sobie pytania, „Dlaczego unikam robienia tego co najważniejsze?”, może w dużej mierze przyczynić się do zmiany Twojego nastawienia oraz może korzystnie wpłynąć na poziom Twojej motywacji, aby jednak zająć się tym co najcenniejsze, tym co w największym stopniu przyczyni się do Twojej satysfakcji.

Pamiętaj o tym, że lista zadań do zrobienia może być bardzo długa, natomiast recepta na sukces jest bardzo krótka. Rób to co w największym stopniu może przyczynić się do Twojego sukcesu.

Zasada Pareto 20/80

Kiedy zastanawiasz się nad tym co jest najważniejsze, warto wykorzystać do tego celu Zasadę Pareto. Zadaj sobie pytanie o to, które 20 procent działań zapewnia Ci 80 procent sukcesu i skoncentruj się na nich. W Twoim przypadku ta relacja może być inna np. 70/30 czy może 90/10, ważne jest jednak to abyś odnalazł tę część tej proporcji, która w istotny sposób przyczynia się do Twojej skuteczności i skupił na niej swoją energię.

Umiejętność skupienia na tym co najważniejsze wymaga od Ciebie ogromnej determinacji oraz częstego mówienia „nie” innym rzeczom, co oczywiście również pociąga za sobą pewną dawkę stresu, szczególnie kiedy nie jesteś jeszcze przyzwyczajony do tego, aby skutecznie odciąć się od całego zgiełku nieistotnych spraw, kiedy po prostu nie wypracowałeś jeszcze nawyku. Przypomina to w pewien sposób walkę z nałogiem, ponieważ ciągle jesteś kuszony przez te małe rzeczy aby nimi się zająć, szczególnie wtedy kiedy są one bardzo przyjemne.

Recepta na poradzenie sobie z nałogiem zajmowania się mało istotnymi sprawami

Aby skutecznie wyjść z nałogu zajmowania się tym co nie jest ważne, warto wykorzystać Technikę Pomodoro. Jest to bardzo prosta technika wymagająca od Ciebie jakiegoś urządzenia mierzącego czas i wydającego jakiś przyjemny, łagodny dźwięk, kiedy upłynie określona ilość czasu, np. telefon, ewentualnie jeśli Twoja praca polega na ciągłym obcowaniu z komputerem, zainstaluj sobie jakąś aplikację, wystarczy jakaś darmowa. Nie potrzebujesz żadnych wodotrysków. Ważne jest abyś pracował w blokach czasowych, przeplatając pracę nad tym co najważniejsze z przerwą na odpoczynek, ewentualnie w tym czasie możesz zrobić coś mniej istotnego, tak  aby w ten oto sposób obniżyć poziom stresu. Jednakże jeżeli to tylko możliwe, to zachęcam do bardzo krótkiego odpoczynku, aby w tym czasie podładować swoje baterie. Niech to będzie coś innego np. jeżeli pracujesz przed komputerem, to przejdź się po biurze, napij się wody, ale nie wchodź na strony internetowe, bo to nie będzie odpoczynek dla Twojego umysłu. Przykładowo możesz pracować w blokach 25/5, czyli pracujesz przez 25 minut nad najważniejszym celem a 5 minut przeznaczasz na odpoczynek lub na coś innego. Na samym początku mogą to być nawet krótsze bloki czasu np. 15/3 czy 10/3. To co jest tutaj istotne, to faktycznie trzymanie się tych bloków czasu, aby wyrobić w sobie nawyk skoncentrowanej pracy nad tym co się liczy. Jeśli mocno przesadzisz z czasem, to dość szybko stracisz energię oraz zapał, a wtedy dużo łatwiej jest popaść w starą rutynę robienia tego, co małoważne i narzekania, że niestety w Twoim przypadku to nie zadziałało. Zaleca się również aby co np. 4 rundy robić sobie dłuższą przerwę minimum 20 minut czasu, tak aby nie doprowadzać się do przeciążenia i totalnego wyczerpania. Jeżeli po pewnym czasie zauważysz, że praca w blokach czasowych nie sprawia Ci trudności, wtedy możesz wydłużyć długość czasu pracy np. 35/5, oczywiście warto robić to stopniowo, tak aby zminimalizować opory towarzyszące chęci skupionej pracy przez dłuższy okres czasu. Nie zaleca się pracy w blokach czasowych dłuższych niż 50/10, jednakże później kiedy ten  nawyk skupionej pracy dobrze się zakorzeni w Tobie, możesz na samym początku tzn. podczas pierwszej rundy, wyznaczyć sobie dłuższy blok czasu np. 90/10, jednakże przy kolejnych rundach pracuj według krótszych bloków czasowych, aby uniknąć przeciążenia oraz zniechęcenia.

To nie działa! Naprawdę?

Jest całkiem  oczywiste, że możesz powiedzieć, że Ty tak nie możesz, że to jest niewykonalne i możesz mieć rację, natomiast jeżeli widzisz szansę na aplikację tego systemu w swojej pracy, to możesz się wkrótce przekonać, że będziesz osiągał lepsze wyniki, a przy tym będąc w dużo lepszej formie psychicznej. Z pewnością warte spróbowania, bo to może być nieoceniona inwestycja w swoje zdrowie.

Czy najważniejsze rzeczy wołają najgłośniej?

Warto również pamiętać o tym, że najważniejsze rzeczy nie zawsze wołają najgłośniej, aby nimi się zająć, więc jeśli nie przywołujesz regularnie sam siebie do porządku, żeby zająć się tym co jest najistotniejsze, łatwo możesz popaść w chaos, traktując wypełniacze czasu jako coś wartościowego. Jak przywołać się do porządku? Prawdopodobnie  najłatwiejszy sposób to znów aplikacja telefoniczna, która co jakiś czas zada Ci pytanie, czy  pracujesz nad tym co najważniejsze. Jeżeli nie chcesz używać aplikacji telefonicznej, możesz używać terminarza, w którym masz zapisany najważniejszy priorytet. Najlepiej z podziałem tygodnia w taki sposób, aby dwie sąsiednie strony pokazywały cały tydzień, w ten sposób nie będziesz musiał codziennie wszystkiego przepisywać na nowo, jednakże będziesz musiał pamiętać o regularnym zaglądaniu do terminarza.

Koncentracja na tym co najważniejsze nie jest łatwa, a czasami ze względu na charakter pracy oraz fakt, że nie chcesz jej zmienić wręcz niemożliwa, jednakże nie pozwól sobie na to, aby bez spróbowania, bez podjęcia konkretnych działań, pogodzić się z takim poglądem, ponieważ orientacja na to co najważniejsze jest z pewnością warta Twojego oraz innych szacunku, bo dzięki temu będziesz znacznie bardziej skuteczny, osiągając dużo lepsze wyniki oraz znacznie większy poziom zadowolenia z własnych działań.

Wpisy na blogu, które również mogą Cię zainteresować:

Feedback-informacja zwrotna a sukces
Czy jesteś zbyt grzeczny?
Koń trojański a osiąganie sukcesu
Jak się zmotywować i przestać karmić się iluzjami?